Прием на работу удаленного работника. Работа на дистанции

1) "подпись для дистанционного работника необходимо оформить, если работа связана с подписью документов", правильно ли я понимаю, что для подписания приказов, трудового договора и др. кадровых документов электронная подпись не нужна?Если да, то возможа ли отправка оригиналов документов по почте для их подписания? в какой срок должны отправляться документы?2) можно ли оформить работника на дистанционную работу, если он работает в регионе (на дому), выполняя часть функций (продажи) вне дома (на машине).

Ответ

Ответ на вопрос:

1) "подпись для дистанционного работника необходимо оформить, если работа связана с подписью документов", правильно ли я понимаю, что для подписания приказов, трудового договора и др. кадровых документов электронная подпись не нужна?
Если да, то возможа ли отправка оригиналов документов по почте для их подписания? в какой срок должны отправляться документы?

Электронную подпись оформлять не обязательно. Отправка документов по почте возможна. Только в случае, если только дистанционный работник (или лицо, только поступающее на дистанционную работу) и работодатель взаимодействуют путем обмена электронными документами, то используются усиленные квалифицированные электронные подписи в установленном законом порядке.

Документы должны отправляться в сроки таким образом, чтобы не было нарушений по ознакомлению с ними согласно нормам ТК РФ.

2) можно ли оформить работника на дистанционную работу, если он работает в регионе (на дому), выполняя часть функций (продажи) вне дома (на машине). Спасибо!

По данному вопросу требуется анализ трудовой функции работника: если работа будет связана с постоянными служебными поездками, то скорее нужно оформлять разъездной характер работы . Если же данный работник будет осуществлять трудовую функцию через средства телекоммуникации работодателя и иных лиц, то можно оформить дистанционную работу .

При этом, согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Вместе с тем, никаких ограничений на место жительства дистанционного работника в гл. 49.1 ТК РФ нет. Следовательно, дистанционный работник - гражданин Российской Федерации может проживать и выполнять дистанционную работу там, где ему удобно. При этом, законодательство не обязывает ни работника ни работодателя отслеживать место работы дистанционного работника.

Таким образом, можно сказать, что разъездной характер и дистанционная работа являются абсолютно разными понятиями . Следовательно, рассуждая логически, дистанционный работник не может иметь разъездной характер работы .

Что касается командировки, то действующее законодательство не содержит никаких ограничений на направление в командировку дистанционного работника .

Поэтому Вам необходимо либо оформить дистанционную работу с командировками, либо разъездной характер работы (в зависимости от того, какими конкретно функциями Вы планируете наделить сотрудника).

Что касается командировки, отметим следующее:

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в произвольной форме.

Служебную записку необходимо оформить, только если:

• сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте . В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
• по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.

Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Обратите внимание, что при предоставлении сотруднику служебного автомобиля (или использовании личного) в организации должен быть приказ о совмещении работником профессии (должности) водителя, а в трудовом договоре пункт о том, что он сам управляет автомобилем и доплата за это .

В должностные обязанности работника, который не является водителем, не может входить обязанность по управлению автомобилем, так как такая обязанность относится к трудовой функции водителя автомобиля.

Если расширение обязанностей приводит к изменению трудовой функции, то работодателю необходимо получить письменное согласие сотрудника на выполнение дополнительной работы, установить доплату.

О предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотрах:

Законодательством установлены особенности регулирования труда работников транспорта. К работникам, труд которых непосредственно связан с управлением транспортными средствами , относятся, в частности, водители автомобилей.

К таким особенностям в частности относятся:

• обязательные предварительные медосмотры при поступлении на работу (ч. 1 ст. 213 ТК РФ);
• обязательные периодические медосмотры . Если водителю не исполнилось 21 года, то такие осмотры он проходит ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ);
• предрейсовые и послерейсовые медосмотры (п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ, ст. 213 Трудового Кодекса РФ).

В соответствии с ч. 2 ст.212, ч. 6 ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры (обследования), в т. ч. обязательные предварительные осмотры, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, осуществляются за счет средств работодателя.

Предрейсовые медосмотры обязаны проходить все сотрудники, выполняющие работу, связанную с движением и управлением транспортными средствами (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Послерейсовые медосмотры обязаны проходить только те водители, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

За нарушение порядка проведения обязательных предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей организация и ее должностные лица могут быть оштрафованы (ст. 11.32 КоАП РФ). Кроме того, административная ответственность предусмотрена за допуск к работе водителя, не прошедшего соответствующий обязательный медосмотр (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Таким образом, на основании вышеизложенного можно резюмировать:

1. Дистанционному работнику не следует оформлять разъездной характер работы;

2. При предоставлении работнику служебного автомобиля (использованию личного для служебных целей) на него должно быть оформлено совмещение, такой сотрудник должен проходить медосмотры, которые предусмотрены для водителей;

3. Дистанционная работа и работа в качестве водителя - не совместимые понятия, в связи с чем представляется невозможным оформление совмещения по должности водителя дистанционному работнику, так как понятие дистанционной работы подразумевает выполнение трудовой функции с использованием и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет";

4. Дистанционного работника можно направить в командировку и предоставить сотруднику служебный автомобиль, но в данном случае работодателю нужно оформить на данный период работнику совмещение, а также организовать проведение медосмотров.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника

Понятие дистанционной работы

Что понимается под дистанционной работой

Дистанционной работой является выполнение трудовой функции :

• вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
• вне стационарного рабочего места;

• вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.

Дистанционными сотрудниками признают лиц, которые выполняют дистанционную работу.

Такие правила установлены в частях , статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

С дистанционными сотрудниками , а значит, такие сотрудники являются .

Заключение дистанционных трудовых отношений с сотрудниками, которые будут осуществлять работу за границей, российским законодательством .

Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см. .

Вопрос из практики: можно ли заключить трудовой договор о дистанционной работе, если работник проживает в том же городе, где находится организация

Да, можно. При этом следует различать дистанционную и надомную работу.

Подробнее об отличиях надомного и дистанционного труда см. в .

Вопрос из практики: можно ли заключить трудовой договор о дистанционной работе, если российский или иностранный гражданин будет выполнять свою работу за границей

Заключать трудовые договоры об удаленной работе в описанной ситуации не рекомендуется. В таких случаях оптимально заключить гражданско-правовой договор.

Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможность заключения трудового договора о с сотрудником, который фактически будет выполнять работу за границей. При этом неважен статус работника: гражданин России, иностранец или лицо без гражданства.

Дело в том, что работодатель обязан обеспечить всех своих сотрудников, в том числе дистанционных (). При этом нормативно-правовые документы Российской Федерации, которые содержат нормы труда, действуют только на территории России (). Таким образом, обеспечить безопасные условия труда для дистанционных сотрудников, работающих за границей, ни формально, ни юридически не представляется возможным. Поэтому с такими сотрудниками рекомендуется заключать .

Такие разъяснения дают и специалисты официальных ведомств в письмах и .

Нормативное регулирование

Какие документы регулируют труд дистанционных сотрудников

На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства. Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулируют:

• Трудового кодекса РФ;
• в части регулирования порядка получения электронной подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.

Прием на работу

Как происходит передача и оформление документов при приеме дистанционного сотрудника

Со своей стороны работодатель еще до заключения должен ознакомить сотрудника с локальными актами ( , и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений статьи 312.1, статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Вопрос из практики: возникает ли по месту работы дистанционного сотрудника обособленное подразделение

Нет, не возникает.

Трудовой договор

Как оформить трудовой договор с дистанционным сотрудником

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует (ст. , ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь , а также специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными работниками (). В частности, в трудовом договоре с дистанционным работником дополнительно можно указать:

• порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
• сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено, что сотрудник использует собственные или взятые в аренду средства, тогда в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
• порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
• для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.

Трудовой договор о дистанционной работе, а впоследствии и дополнительные соглашения к нему, можно заключить путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и сотрудником. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила предусмотрены в статьях Трудового кодекса РФ, Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Вопрос из практики: нужно ли в трудовом договоре с дистанционным сотрудником указывать место работы

Да, нужно, если это возможно.

Место работы является обязательным условием трудового договора (). Это значит, что в трудовом договоре о дистанционной работе в общем случае нужно указывать сведения о месте работы, на котором дистанционный сотрудник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. Аналогичные разъяснения дает и Роструд в . В качестве места работы можно указать как домашний адрес, так и любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс.

В то же время исходя из определения в ряде случаев указать место работы в договоре с дистанционщиком по объективным причинам не представляется возможным. Например, в случае когда сотрудник осуществляет трудовую функцию вне стационарного места и какой-либо конкретной территории. Указывать в качестве места работы Интернет оснований нет, так как он является средством исполнения трудовой функции, а не местом работы. В таком случае в трудовом договоре с дистанционщиком будет достаточно отразить только .

Приказ о приеме на работу

Как оформить приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в . Ознакомить сотрудника с ним можно путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и дистанционным сотрудником ().

Трудовая книжка

Как оформить трудовую книжку дистанционному сотруднику

Страховое пенсионное свидетельство

Как оформить страховое пенсионное свидетельство дистанционному сотруднику

Если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан (). При приеме на работу дистанционного сотрудника действует особый порядок. Сотрудник самостоятельно обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает на себя свидетельство (). Данные о полученном свидетельстве сотрудник отправляет работодателю в электронном виде, как и , которые сотрудник предъявил при устройстве на работу ().

Режим работы

Как установить режим работы дистанционному сотруднику

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Такой вывод следует из совокупности положений статей , Трудового кодекса РФ.

Заполнение табеля

Вопрос из практики: как вести табель учета рабочего времени на дистанционного работника

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

Отпуск

Как предоставить отпуск дистанционному сотруднику

Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по , при этом порядок предоставления (виды, продолжительность) закрепите в ().

Охрана труда

Какие обязанности в области охраны труда работодатель должен выполнять в отношении дистанционных сотрудников

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель обязан:

• расследовать и учитывать происходящие с дистанционными сотрудниками и ;
• выполнять предписания государственной инспекции труда;

• осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных сотрудников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных сотрудников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем для работы.

Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.

Такой порядок следует из положений статей и Трудового кодекса РФ.

Особенности документооборота

Какие особенности имеет обмен документами с дистанционными сотрудниками

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение электронной подписью.

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться . Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: , и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки и проч. по почте заказным письмом с уведомлением.

Документальное оформление увольнения

Как документально оформить увольнение дистанционного сотрудника

Если специальных условий при увольнении по дополнительному основанию в трудовом договоре не прописано, то при формальном подходе можно сделать вывод, что уведомлять сотрудника заранее не нужно. Однако сотрудник может не согласиться с таким подходом и подать иск на правомерность увольнения. В свою очередь, суды в данном споре могут не поддержать работодателя и признать порядок увольнения дискриминационным (). Поэтому во избежание спорных ситуаций если работодатель устанавливает дополнительное основание увольнения, то ему следует не только четко прописать само основание, но и конкретизировать процедуру увольнения. Для ориентира используйте принципы и подходы к .

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2018 году.

Дистанционная работа и дистанционный работник

Трудовая деятельность на расстоянии или дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовой функции вне местонахождения работодателя, а именно без определенного стационарного места, за пределами офиса компании. Это основное отличие дистанционной работы от обычной, а в остальном отличий практически нет. Работника также необходимо принять в штат компании, у него такие же права, как и у других работников, в том числе по нему должны производиться отчисления на страховые взносы.

Кроме того, дистанционный работник имеет право и на ежегодный отпуск, на декретный отпуск с выплатой соответствующего пособия и на больничный с выплатой больничного пособия.

Преимущества дистанционной работы

Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте. Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя. Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Отличие дистанционного работника от надомного

Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.

Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.

В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.

Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.

Важно! Дистанционному работнику можно оформить электронную подпись, для этого обратиться нужно в удостоверяющий центр с определенным пакетом документов.

Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.

Как принять на работу дистанционного работника

Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:

• Трудовая книжка;
• Паспорт;
• Документ воинского учета;
• СНИЛС;
• Диплом, сертификат и др. документы, подтверждающие квалификацию работника.

Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.

Важно! Трудовую книжку дистанционный работник может не предъявлять. В этом случае в трудовом договоре следует указать, что в трудовую книжку запись о приме работника не вносилась.

Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:

• Ознакомление работника с нормативными актами компании;
• Заключение трудового договора;
• Издание приказа о приеме на работу;
• Оформление личной карточки по сотруднику;
• Занесение записи в трудовую книжку.

К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д. Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов. Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.

Трудовой договор с дистанционным работником

Одним из условий, прописываемых в договоре является место работы. В договоре с дистанционником нужно указать, что работа является дистанционной, а в качестве адреса можно указать домашний адрес работника. Если работник указывать свой адрес не хочет, либо указание его адреса невозможно, то можно указать адрес работодателя в качестве места заключения договора.

Рассмотрим основные условия, которые должны содержаться в договоре с дистанционным работником:

• Сроки по выполнению работы, а также подготовке отчетов о проделанной работе;
• Срок подтверждения электронных или заказных писем;
• Период времени, когда работник остается в зоне доступа по указанным каналам связи;
• Порядок документооборота с работодателем;
• Условия прекращения договора по инициативе работодателя.

При приеме работника на определенный срок это следует зафиксировать в договоре.

Важно! С работником, живущим за границей заключать договор на дистанционный труд нельзя!

Приказ о дистанционной работе

После заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Приказ можно оформить по унифицированной , либо разработать форму самостоятельно. В качестве основания указывают договор дистанционного работника, а в качестве условия приема на работу и характера работы указывается дистанционный характер работы.

Важно! Дистанционного работника следует ознакомить с приказом. Для этого приказ отправляют ему письмом по электронной почте, на которое работник должен ответить подтверждением.

Когда на дистанционную работу сотрудника не принимают, а переводят использовать нужно другую форму приказа Т-5. Он издается в том случае, если изменения характера работы происходят с согласия двух сторон. При этом первоначально составить нужно допсоглашение к основному договору с сотрудником, а уже на основании него издать приказ.

Трудовая книжка дистанционного работника

Трудовая книжка не может быть заполнена в электронном виде, она передается работодателю в оригинале. Если дистанционный работник хочет, чтобы запись в трудовой книжке была, он отправляет ее работодателю заказным письмом, либо лично приезжает в офис.

Сегодня уже многие бизнесмены поняли, что содержание удаленного сотрудника обходится гораздо дешевле, чем сотрудника офиса. Не нужно арендовать помещение, обустраивать рабочее место. Кроме того, когда пул кандидатов не ограничен одним лишь вашим городом, вы можете нанять действительно высококлассного специалиста и значительно варьировать с суммой оплаты. Знаете ли вы как официально нанять удаленного сотрудника и правильно оформить отношения с ним?

Итак, согласно действующему законодательству, удаленный работник может быть оформлен двумя способами:

1). Путем заключения трудового договора (и тогда все взаимоотношения между ними регулируются нормами Трудового кодекса РФ)

2). Путем заключения гражданско-правового договора (тогда взаимоотношения будут урегулированы положениями договора подряда, либо договора оказания услуг, либо договора выполнения работ и т.д.).

Общая рекомендация такова. Если вам нужен официальный сотрудник для масштабного, но одноразового проекта (например, создание сайта), то удобнее будет заключить гражданско-правовой договор. Предметом такого договора должен быть конкретный результат. По окончанию сотрудничества составляется акт выполненных работ (либо оказанных услуг). Акт подтверждает, что работа сдана исполнителем, принята заказчиком и именно он является основанием для оплаты выполненной работы на условиях заключенного договора.

Управление репутаций бренда

ORM – один из самых быстро растущих сегментов digital-рынка. Стань экспертом в области управления репутацией вместе с новым курсом Skillbox и Sidorin.Lab (агентством №1 по профильному рейтингу Рувард).

3 месяца онлайн-обучения, работа с наставником, дипломная работа, трудоустройство для лучших в группе. Следующий поток обучения стартует уже 15 марта . Cossa рекомендует!

В целях долгосрочного сотрудничества, для выполнения постоянных текущих задач, удобнее оформлять удаленного работника согласно требованиям Трудового кодекса РФ. Буквально в прошлом году в Трудовой кодекс РФ введена новая глава 49.1., регулирующая работу удаленных сотрудников. Закон назвал их «дистанционными работниками». Основой взаимоотношений между работодателем и дистанционным работником является обмен электронными документами. Через сеть Интернет осуществляется:

Направить кандидату экземпляр трудового договора (уже подписанный вами), по электронной почте , либо с использованием других возможностей электронного документооборота и получить подписанный и сканированный экземпляр со стороны кандидата. С момента получения вами электронного документа с двумя подписями трудовые отношения считаются оформленными.

В течение трех календарных дней с даты получения подписанного договора, вы должны направить в адрес работника оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Ознакомить работника с внутренними документами вашей организации путем направления их в электронном виде и получения обязательного подтверждения от работника об ознакомлении с ними.

Решить с работником вопрос о внесении сведений о дистанционной работе в его трудовую книжку. Запись в трудовую книжку работника вносится по желанию работника. Если удаленный сотрудник настаивает, то трудовая книжка направляется работодателю по почте.

Юристы советуют помнить, что многие условия дистанционной работы не прописаны прямо в Трудовом кодексе РФ, а отданы на согласование между работником и работодателем. Поэтому очень важно правильно и максимально полно составить трудовой договор. Рекомендуем обязательно предусмотреть в трудовом договоре следующие условия:

• Характер работы является дистанционным
• Порядок использования оборудования для работы (предоставляется ли оно работодателем или используется личное оборудование работника)
• Различные компенсации работнику (оплата связи, трафика Интернет и др.)
• Сроки, размер, порядок оплаты за работу
• Порядок предоставления отпуска работнику
• Требования об использовании работником определенных программно-технических средств, специального оборудования, средств шифрования и т.д.
• Режим рабочего времени (как правило, режим работы и отдыха определяется самим работником, но стороны вправе предусмотреть договором и иные условия).

Прием дистанционного работника имеет множество особенностей. Поэтому при его оформлении на работу у вас может возникнуть ряд вопросов. Например: обязательно ли приглашать удаленного работника в офис, чтобы подписать с ним все бумаги, или удастся это сделать на расстоянии, особенно если тот живет в другом городе? Как оформить трудовую книжку? Отметим, что порядок приема на дистанционную работу четко прописан в Трудовом кодексе РФ . Остановимся на этом подробнее.

Получите необходимые документы

Прежде чем заключать трудовой договор на условиях удаленной работы, у кандидата на должность надо запросить документы, перечисленные в статье 65 Трудового кодекса РФ. На их основе и оформляют прием дистанционного работника. Вот полный список этих бумаг:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Трудовая книжка. Но только в том случае, если удаленный работник пожелает, чтобы вы внесли в нее запись о приеме на работу.
3. Страховое свидетельство ПФР. Даже если соискатель впервые устраивается на работу, страховую карточку он должен оформить самостоятельно.
4. Документы воинского учета (для военнообязанных и сотрудников, которых могут призвать в армию).
5. Документ об образовании, квалификации или специальных знаниях, если они требуются для выполнения работы.
6. Справка об отсутствии судимости, если без нее нельзя принять человека на работу.

Отметим одну важную деталь. Чтобы подписать трудовой договор, вы можете сначала попросить работника выслать документы в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной подписью. А уже позже по вашему требованию он обязан продублировать бумаги по почте. Правда, бумажные копии документов работнику понадобится заверить у нотариуса и отправить их вам заказным письмом с уведомлением.

Очевидно, что удаленному работнику придется потратиться на покупку электронной подписи. И по закону компания не обязана возмещать такие траты. Но конечно, при желании и по договоренности вы можете это сделать.

Совет
У работодателя нет обязанности за свой счет приобретать для сотрудника электронную подпись. Однако в трудовой договор о дистанционной работе можно включить условие о том, что компания компенсирует будущему работнику затраты на оформление подписи. При этом нельзя отказывать в приеме на работу лишь потому, что у соискателя на момент трудоустройства нет электронной цифровой подписи.

По общему правилу трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и компанией. Предположим, стороны в договоре закрепили, что будут обмениваться между собой документами только в электронном виде. Тогда такой контракт начнет действовать лишь после того, как его электронную версию завизируют усиленными квалифицированными электронными подписями обе стороны. То есть если кандидат не подпишет договор электронной подписью, то трудовые отношения не состоятся.

Диана Конькова, советник государственной службы 2-го класса

Итак, чем же набор документов, которыми оформляют прием дистанционного работника, может отличаться от того, что вы получаете от соискателей, которые будут трудиться в офисе? Подскажем.

Страховое свидетельство ПФР удаленный работник должен предоставить, даже если он трудоустраивается впервые. Если удаленный сотрудник раньше нигде не работал, то ему потребуется свидетельство по пенсионному страхованию.

Обычным работникам в такой ситуации свидетельство оформляет компания. А вот удаленному специалисту придется позаботиться о документе самостоятельно. Такое уточнение есть в статье 312.2 Трудового кодекса РФ.

И тут главное, чтобы работник не затягивал с оформлением свидетельства. Иначе у вас могут возникнуть проблемы с пенсионной отчетностью. Ведь если сотрудник вовремя не получит карточку ПФР, то заполнить персонифицированные сведения по нему у вас не получится. Программа проверяющих выдаст неустранимую ошибку (она является технической).

Чтобы избежать трудностей при сдаче отчетности, проще всего не заключать договор с удаленщиком, пока он не получит свидетельство в фонде. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, пенсионное свидетельство будущий сотрудник должен предъявить при заключении договора. Если же свидетельства нет, то, заключив без него трудовой договор, вы нарушите законодательство.

Трудовую книжку можно не запрашивать, если дистанционщику не нужна в ней запись о работе в вашей компании. По желанию дистанционного сотрудника запись в трудовую книжку об удаленной работе можно не вносить. В этом случае документом, подтверждающим стаж удаленной работы, будет трудовой договор.

Заметьте: такое желание работника надо закрепить в трудовом договоре или отдельном соглашении. Формулировку данного условия вы можете посмотреть в образце договора (1 ).

Позже работник вправе обратиться с просьбой о внесении записи в трудовую книжку. Если же работник хочет, чтобы вы внесли запись в его трудовую книжку, то попросите выслать ее вам заказным письмом с уведомлением. А что делать, если сотрудник до этого нигде не работал, но хочет завести трудовую книжку и внести в нее запись? Тогда вам придется выполнить его просьбу и самим оформить трудовую книжку для нового работника.

Ознакомление удаленного работника с локальными актами компании

До того как работник подпишет трудовой договор, его также надо ознакомить с внутренним распорядком компании, должностной инструкцией, приказами руководителя, коллективным договором. Иными словами, со всеми локальными актами компании, которые понадобятся сотруднику для работы.

Как передать эти документы удаленщику? Просто отошлите копии всех этих документов в электронном виде, подписав их усиленной квалифицированной подписью директора или иного уполномоченного сотрудника компании. А дистанционный работник должен ознакомиться с бумагами, а затем подписать их усиленной электронной подписью.

Подписание трудового договора

Начнем с того, что в трудовом договоре (см. образец выше) надо прямо прописать: работа будет дистанционной (2 ). Это важно вот почему.

Если оформляется прием дистанционного работника, у вашей компании не возникнет нового стационарного рабочего места. И значит, не будет споров по поводу того, надо ли регистрировать обособленное подразделение. Этого делать не нужно, о чем прямо сказано в статье 312.1 Трудового кодекса РФ. Плюс ко всему раз нет стационарного рабочего места, то и нет обязанности проводить в отношении его спецоценку условий труда.

В трудовом договоре укажите, что стороны заключили его по местонахождению компании (3 ). Кстати, то же самое учтите на будущее, если вам придется подписывать с удаленщиком дополнительные соглашения к трудовому договору.

Трудовой договор вы будете подписывать и в электронном, и в бумажном виде. Поэтому не забудьте про реквизит »Подписи сторон» (4 ).

После того как вы составите текст трудового договора о дистанционной работе, завизируйте его усиленной квалифицированной подписью директора вашей компании. В таком виде отправьте документ соискателю в электронном виде. Работник также должен подписать документ усиленной цифровой подписью (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ).

После этого один экземпляр договора, причем в бумажном виде, надо отправить новому сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением. На это у вас будет три календарных дня с момента, как работник подпишет договор электронной подписью.

Приказ о приеме на дистанционную работу

Теперь, когда трудовой договор с удаленным работником вы подписали, надо издать приказ руководителя о приеме на работу. Это общее правило прописано в статье 68 Трудового кодекса РФ. Оно распространяется и на тех, кто будет трудиться на расстоянии. Приказ один из основных документов, которым оформляют прием дистанционного работника.

Приказ о приеме на работу вы можете составить по унифицированной форме № Т-1. А можете воспользоваться самостоятельно разработанным бланком.

Использовать свою форму приказа будет удобнее, поскольку в ней вы можете сразу предусмотреть дополнительные сведения об условиях дистанционной работы. Приказ вы завизируете цифровой подписью, вышлете его работнику, а тот в ответ поставит свою электронную подпись.

Листки нетрудоспособности дистанционного работника

Мы рассказали, как подписать трудовой договор с дистанционным работником и обменяться с ним другими важными кадровыми документами. Но это еще не все. В процессе взаимодействия с удаленным работником вам могут понадобиться от него и другие бумаги для расчетов с ним. Причем не все удастся переправлять через Интернет — есть такие, которые надо получить строго в оригинале.

Например, листок временной нетрудоспособности. Оплачивайте больничный только в том случае, если работник пришлет вам оригинал документа, причем заказным письмом с уведомлением. Чтобы своевременно отмечать, что сотрудник находится на больничном, включите в трудовой договор специальный пункт о том, в какой срок удаленщик будет сообщать об открытом листке нетрудоспособности (5 ).

Важно!

1. Трудовой договор о дистанционной работе можно подписать в электронном виде. Но после этого в течение трех календарных дней придется отправить бумажный экземпляр работнику.

2. В приказе о приеме удаленного сотрудника важно уточнить, что работа является дистанционной.

Работник оформлен на дистанционную работу без создания стационарного рабочего места, работу выполняет по домашнему адресу. С сегодняшнего дня Работник пропал и не выполняет должностных обязанностей. Можно ли в таком случае ставить "нн" в табеле учета рабочего времени и как быть работодателю в данном случае?

Ответ

Ответ на вопрос:

Законодательство не содержит указаний, как вести табель учета рабочего времени на дистанционного работника.

В то же время обязанность работодателя вести такой учет распространяется и на дистанционного работника. Исключений ТК РФ не содержит.

При этом, полагаем, что отметка «НН» в отношении дистанционного работника будет весьма спорной, а увольнение за прогул крайне сложным, что объясняется невозможностью доказать сам факт отсутствия на рабочем месте и прогула.

Прогул - отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Согласно ст. 209 ТК РФ рабочее место - место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя .

Дистанционная работа предполагает выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Рабочее место дистанционного работника под контролем работодателя не находится.

Соответственно, в указанной ситуации можно в рабочее время работника ставить код явки «Я» и при этом фиксировать актами, докладными записками и т.п. неисполнение работником своих обязанностей.

За неисполнение обязанностей дистанционному работнику можно объявить замечание или выговор, а при повторном неисполнении обязанностей работодатель имеет право уволить работника по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

Иван Шкловец ,

Дистанционного сотрудника можно уволить:

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

1. Ответ: Как вести табель учета рабочего времени на дистанционного работника
2. Ответ: По каким основаниям можно уволить дистанционного сотрудника
   • по , как и любого другого сотрудника организации ().
   • по , которые устанавливает работодатель по собственной инициативе и фиксирует в (). При этом такие основания должны отвечать .
3. Ответ: Как документально оформить увольнение дистанционного сотрудника

Направьте сотруднику для ознакомления в электронном виде и получите от него документ обратно, заверенный электронной подписью. В день увольнения вышлите сотруднику копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Кроме того, проведите с сотрудником окончательный расчет и внесите необходимые сведения в